Календари и в москве и в ростове - очень плотные. почти любая дата будет кому-то не удобна. поэтому, думаю, правильнее будет если дату определит организатор, исходя из свободных дней своего, воронежского, календаря.
в любом случае, уверен, желающие приехать в гости найдутся
ИМХО